Pernah nggak sih kamu harus menyiapkan sebuah acara, tapi baru beberapa jam berjalan sudah kerasa “kok kayaknya ada yang kurang?” Atau bahkan pas hari H, ada hal penting yang terlupa padahal semua orang sudah datang?
Percaya deh, hampir semua orang pernah mengalami momen seperti itu.
Bikin acara itu memang bikin excited, tapi juga penuh jebakan: banyak hal detail yang kalau kelewat sedikit saja, bisa bikin acara berantakan. Mulai dari tenda yang kurang besar, kursi yang kurang, sound system yang ngadat, sampai makanan yang habis sebelum waktunya. Dan biasanya… masalah itu muncul karena tidak adanya checklist persiapan pesta.
Makanya, kalau kamu lagi siapin acara—apa pun itu: ulang tahun, lamaran, khitanan, syukuran keluarga, atau pernikahan di rumah—kamu butuh panduan yang jelas dan urut. Bukan cuma biar rapi, tapi biar acara kamu tenang, lancar, dan nggak bikin pusing.
Nah, artikel ini adalah checklist paling lengkap untuk persiapan pesta.
Mulai dari tenda, dekorasi, peralatan pesta, sound system, dokumentasi, hingga catering—semua dibahas tuntas dalam gaya bahasa casual dan enak dibaca.
Cocok banget untuk kamu yang mau memastikan acara berjalan sempurna tanpa drama.
1. Tentukan Dulu Jenis & Skala Acara
Sebelum ngomongin tenda, catering, atau pelaminan, kamu harus menentukan jenis pestanya apa. Ini langkah dasar tapi penting banget.
✔ Apa jenis acaranya?
-
Lamaran
-
Akad / Resepsi nikah
-
Ulang tahun
-
Khitanan
-
Aqiqah
-
Syukuran rumah
-
Gathering
-
Arisan besar
-
Acara kantor
✔ Berapa jumlah tamu?
Ini menentukan:
-
ukuran tenda
-
jumlah kursi/meja
-
jumlah konsumsi
-
kebutuhan sound system
-
layout ruangan/tenda
Tentukan estimasi awal:
-
50 tamu
-
100 tamu
-
200–300 tamu
-
500 tamu ke atas
✔ Lokasinya di mana?
-
Rumah?
-
Halaman belakang?
-
Gedung kecil?
-
Jalan kampung?
Vendor seperti Tenda Suwur biasanya akan survei lokasi dulu supaya pemasangan tenda dan dekorasi bisa sesuai kondisi area.
2. Checklist Tenda: Fondasi Utama Acara Outdoor & Pesta Rumah
Tenda adalah elemen penting banget untuk acara yang diadakan di rumah, halaman, atau jalan kampung.
Kalau tendanya nyaman—acara pasti lebih rapi.
Kalau tendanya kurang besar atau panas—tamu cepat nggak betah.
Tenda juga menentukan:
-
kenyamanan
-
estetika
-
sirkulasi udara
-
lighting
-
space untuk pelaminan
✔ Checklist kebutuhan tenda:
1. Jenis Tenda
Sesuaikan dengan acara:
-
Tenda standar (untuk acara sederhana)
-
Tenda dekor (lebih rapi dan cantik)
-
Tenda plafon (lebih mewah)
-
Tenda balon
-
Tenda rangka besi
Untuk acara pernikahan atau lamaran, tenda dekor + plafon lebih ideal.
2. Ukuran Tenda
Vendor biasanya hitung berdasarkan jumlah kursi dan layout.
Contoh kebutuhan:
-
100 tamu: 4–5 petak
-
200 tamu: 6–8 petak
-
300 tamu: 10 petak ke atas
3. Sirkulasi Udara
Pastikan:
-
Ada kipas angin blower
-
Sisi tenda bisa dibuka tutup
-
Ventilasi cukup kalau acara siang hari
4. Kekuatan Struktur
Apalagi jika:
-
cuaca berangin
-
musim hujan
-
lokasi sempit
Pastikan tenda yang dipakai aman dan kokoh.
5. Lighting Tenda
Lampu warm white membuat suasana lebih nyaman dan estetik.
3. Kursi & Meja: Jangan Sampai Kurang
Ini sering jadi masalah. Banyak tuan rumah mengira jumlah kursi sudah cukup, padahal tamu datang bergantian dan jumlahnya bisa lebih ramai dari perkiraan.
Checklist kursi & meja:
✔ Jenis Kursi
-
Kursi futura (paling populer & elegan)
-
Kursi lipat
-
Kursi VIP
-
Kursi barstool untuk meja tinggi
✔ Kelengkapan Kursi
-
Sarung kursi
-
Pita kursi
-
Cover putih (opsional)
✔ Meja
-
Meja bulat 6–8 kursi
-
Meja kotak (prasmanan)
-
Meja penerima tamu
-
Meja khusus VIP
-
Meja dekorasi seserahan
✔ Alas Meja
-
Taplak
-
Cover dekorasi sesuai warna tema
Pro Tip:
Pastikan selalu ada cadangan 10–15 kursi untuk tamu yang datang bersamaan.
4. Pelaminan & Dekorasi: Visual yang Membuat Acara ‘Hidup’
Dekorasi adalah elemen yang membantu membangun tema dan suasana acara.
Checklist dekorasi harus mencakup:
✔ Pelaminan
Jenis yang tersedia:
-
Pelaminan minimalis
-
Pelaminan klasik
-
Pelaminan modern
-
Pelaminan rustic
-
Pelaminan full bunga
Tentukan sesuai tema dan ukuran area rumah.
✔ Dekor Bunga
Pilih:
-
Bunga segar (alami & mewah)
-
Bunga imitasi premium (lebih hemat & tahan lama)
-
Kombinasi keduanya (favorit klien Tenda Suwur)
✔ Aksesoris Dekor
-
Standing flowers
-
Backdrop photobooth
-
Neon sign nama
-
Tanaman hias
-
Karpet
✔ Lighting Dekor
Lampu bisa memberi efek mewah dan dramatis.
Jenis biasa digunakan:
-
Spotlight
-
LED warm white
-
Lampu sorot panggung
Pro Tip:
Dekorasi yang bagus bukan harus mahal. Yang penting komposisinya tepat dan sesuai tema.
5. Sound System: Elemen Kecil yang Pengaruhnya Besar
Kualitas sound system menentukan mood acara.
Bayangkan:
-
MC tidak terdengar
-
Musik pecah
-
Pidato tersendat
-
Mic mendadak mati
Semua itu bisa bikin suasana jadi canggung.
Checklist sound system:
✔ Peralatan
-
Speaker aktif
-
Mixer
-
Mic kabel & wireless
-
Stand mic
-
Operator sound
✔ Tambahan
-
Genset (untuk daerah yang rentan listrik drop)
-
Kabel cadangan
-
Speaker monitor untuk panggung
Pastikan vendor memberikan operator selama acara untuk mengatasi kendala teknis.
6. Dokumentasi: Karena Momen Penting Tidak Bisa Diulang
Walau acaranya sederhana, momen tetap berharga.
Checklist dokumentasi:
✔ Fotografer
Pastikan:
-
kamera berkualitas
-
paham angle human interest
-
bisa ambil foto pelaminan & tamu
✔ Videografer
Wajib untuk:
-
pernikahan
-
acara lamaran
-
ulang tahun besar
✔ Add-on Dokumentasi
-
Live IG atau YouTube
-
Drone (kalau acara outdoor atau halaman besar)
Dokumentasi yang baik membuat acara terasa lebih spesial dan bisa dikenang seumur hidup.
7. Catering: Nyawa dari Sebuah Pesta
Tidak ada yang lebih mengecewakan daripada makanan habis sebelum waktunya.
Checklist utama untuk catering:
✔ Menentukan Menu
Menu umum:
-
Nasi putih / nasi kuning
-
Ayam / daging
-
Sayur
-
Gorengan snack box
-
Dessert / minuman
Untuk acara besar, biasanya ada tambahan:
-
Soto
-
Bakso
-
Es buah
-
Kebab / snack live cooking
✔ Jumlah Porsi
Hitung porsi 10–20% lebih banyak dari undangan.
✔ Sistem Penyajian
-
Prasmanan
-
Box
-
Live corner
-
VIP table
✔ Fasilitas Catering
-
Meja prasmanan
-
Chafing dish
-
Peralatan sendok
-
Waiter
✔ Kebersihan & Kualitas
Pastikan vendor punya reputasi baik, terutama soal rasa & higienitas.
8. Timeline Persiapan: Biar Nggak Panik Mendadak
Checklist ini membantu kamu menentukan kapan harus mulai mempersiapkan apa.
✔ 1–2 Bulan Sebelum Acara
-
Tentukan jenis acara
-
Siapkan anggaran
-
Booking tenda
-
Booking dekor & pelaminan
-
Booking catering
-
Booking dokumentasi
-
Diskusi tema
✔ 2–3 Minggu Sebelum Acara
-
Finalisasi tamu
-
Finalisasi menu catering
-
Cek layout tenda & dekor
-
Cek alur acara
✔ 1 Minggu Sebelum Acara
-
Survei ulang lokasi
-
Cek kebutuhan listrik
-
Mulai bersih-bersih ruang rumah
✔ H-1
-
Pemasangan tenda
-
Pemasangan dekor dasar
-
Cek sound system
✔ Hari H
-
Finishing dekor
-
Pemasangan pelaminan
-
Setup catering
-
Briefing keluarga
-
Eksekusi rundown
Dengan timeline seperti ini, acara dipastikan berjalan mulus tanpa chaos.
9. Tips Biar Persiapan Pesta Lebih Efisien dan Cantik
✔ Pilih tema warna untuk memudahkan dekor
Contoh kombinasi:
-
Gold–White
-
Nude–Cream
-
Green–White
-
Dusty Pink
✔ Pilih vendor satu paket
Lebih hemat waktu, tenaga, dan biaya.
✔ Perhatikan akses keluar masuk tamu
Supaya tidak terjadi tabrakan jalur.
✔ Prioritaskan kenyamanan
Kipas, tenda yang luas, tempat duduk yang cukup.
✔ Fokus pada lighting
Murah tapi efeknya besar.
Checklist Ini Bikin Acara Kamu Jauh Lebih Siap!
Dengan checklist persiapan pesta yang lengkap—mulai dari tenda, kursi, dekorasi, sound system, dokumentasi, hingga catering—kamu bisa mengadakan acara dengan tenang tanpa takut ada yang tertinggal.
Kunci acara yang sukses itu:
persiapan rapi
vendor profesional
komunikasi jelas
dan eksekusi tepat waktu
Kalau kamu butuh semuanya dalam satu layanan lengkap, Tenda Suwur siap bantu menyediakan:
Tenda
Kursi
Pelaminan
Dekorasi
Sound system
Lighting
WO
Hingga catering (opsional)
Acara jadi lebih simpel, rapi, dan kamu bisa fokus menikmati momen bersama keluarga dan tamu.
Selamat mempersiapkan pesta—dan semoga acaranya berjalan sempurna ✨
Beranda
Kirim Pesan via WA